Projenizi iyi yönettiğinizden ne kadar eminsiniz?

Proje nedir?

Proje, benzersiz bir ürün, hizmet veya sonuç yaratmak için yürütülen geçici bir girişimdir. Bu tanımdaki anahtar kelime “geçici” kelimesidir. Çünkü projelerin bir başlangıç ve bitiş tarihinin olması gerekir. Belli işlemlerin sürekli tekrar ederek gerçekleştirilmesi durumuna ise operasyon denir. Bu nedenle, operasyon ve projeyi birbiriyle karıştırmamak oldukça önemli.

Projeler hayatımıza birçok nedenle girer. Bunlardan en önemlisi yasal zorunluluklardır. Eğer yasal mevzuatta bir değişiklik yapılır ve üzerinde çalıştığınız proje de bu mevzuat kapsamında yer alıyor ise hemen harekete geçmek gerekir. Bunun dışında en sık karşılaşılan nedenler arasında pazar beklentileri ve müşteri istekleri yer alır. Tabii ki iş süreçleri ile ilgili gereksinimler, teknolojik gelişmeler ya da sosyal gereksinimler de projelerin ortaya çıkmasının ana sebepleri arasındadır.

Projeler genellikle, kontrolü ve yönetimi kolaylaştırmak için aşama veya faz dediğimiz parçalara bölünür. Böylece proje tahminlemesi, sorumlu ataması, projenin yürütülmesi, kontrolü ve takibi daha kolay olur. Bu, proje yöneticisinin, projenin başlangıç sürecinde yapması gereken en önemli görevlerinden biridir ve muhakkak paydaşlar ile de mutabık kalınması gerekir. Ne, hangi fazda, ne zaman yapılacak; teslimatlar ne zaman gerçekleştirilecek gibi soruların tamamı bu aşamalarda belirlenir.

Proje yönetiminde sık duyulan kelimelerden birisi de progressive elaboration yani aşamalı olgunlaşmadır. Aşamalı olgunlaşma, tahminlerin ve kapsamların belirginleşmesi anlamına gelir. Genel itibarıyla, projeler ilerledikçe daha gerçekçi hedeflere sahip olunur ve projedeki çalışmalar ilerledikçe faaliyetler detaylandırılır. Belki de bu sebepten olsa gerek, proje paydaşlarının zaman içinde proje yönetimi ve organizasyonuna güvenleri artar. İşte bu saydığımız kavram ve tanımların tamamına aşamalı olgunlaşma denilmektedir.

Peki, az önce projelerin aşamaları vardır demiştik; buna neden ihtiyaç var?

Projeler yapıları itibarıyla risk ve belirsizlik içerir. Bunları dağıtma ve minimize etme başta olmak üzere, projeleri kolay yönetmek ve delegasyonda kolaylık sağlaması, kontrolün kolaylaştırılması ve yürüyen genel süreçlere entegrasyonun kolaylaştırılması gibi nedenlerle projeler aşamalandırılır.

Proje aşama tipleri nelerdir?

Projelerde 3 aşama tipi vardır. Bunlardan ilki sıralama ilişkisi yani sequential dediğimiz, halk arasında waterfall (şelale) olarak anılan tiptir.

Bu aşama tipinde bir faz, kendisinden önceki faz bitmeden kesinlikle başlamaz. Bu yaklaşım belirsizlikleri azaltırken, genelde sürenin uzamasına sebep olur.

Diğer aşama tipi ise iç içe geçme ilişkisi yani overlapping. Bu aşama tipinde, aşamalar kendinden önceki aşama bitmeden başlar. Sonraki faz, ilk faz bitmeden başlarsa süre kısalacaktır fakat beraberinde riskin artması olasılığı da yükselecektir.

Profesyonel iş hayatımda bu tipte birkaç proje yönetme şansım olmuştu. Gözlemlediğim en büyük problem ise değişimdi, yani aynı anda başlayan aşamalar ilerlerken ihtiyacın değişmesi sonucu bir fazın içeriği değiştiğinde, bu fazı kullanan ya da kullanacak olan fazların da değişmesini gerektirmiş, bu durumda da hesaba katamadığımız ek iş gücü ve farklı tipte maliyetlerle başa çıkmak zorunda kalmıştım. Genelde startup projelerinde sık olarak uygulanan bu tip, proje olgunlaştıkça kendisini waterfall’a ya da şimdi bahsedeceğim iteratif yani tekrarlama ilişkisine bırakır.

Bu arada overlapping (iç içe geçme) ilişkisini ardımızda bırakmadan önce Murphy kanunlarını hatırlamakta fayda var.

Gelelim son aşama tipine; tekrarlama ilişkisi yani iteratif. Bu aşama tipinde sadece bir aşama planlanır ve bir sonraki fazın planlaması, devam eden fazın ilerlemesine ve teslimatına bağlıdır. Belirsiz ve değişkenliğin yoğun olduğu ortamlar için uygundur. Bu tipte en popüler yaklaşımlardan birisi olan agile, sık olarak kurumsal firmalarda uygulanmaya çalışılır.

Agile (çevik), dünya üzerinde kabul edilen yöntemler arasında en hızlı ve güvenli proje geliştirme yaklaşımıdır. Şu anda dünyada irili ufaklı birçok şirket tarafından yoğun bir şekilde kullanılmaktadır.

Çevik yazılım yöntemleri ise kendi içinde özü aynı, fakat süreçlerinde farklılaşan çeşitli alt kollara ayrılır. Bu kolların popüler olanlarından bir tanesi de scrum’dır. Scrum, kelime olarak rugby oyununda oluşturulan küçük ekiplere verilen isimdir (1). Kısa döngülü çıktı üretme ve geribildirim düşüncesine dayanır. Proje için önemli gereksinimleri öncelikli olarak geliştirmeyi hedefler. Proje zamanı boyunca ihtiyaç duyulan değişiklikleri kolayca uygulayabilir. Scrum’ın getirdiği yeniliklerden birisi, proje ilerlemesini açık ve devamlı şekilde gösteren, kalan özellikler/geçen gün sayısı grafiğidir. Bu grafik sayesinde proje sorumluları, projenin durumunu anında görebilmektedir. (2)

Proje yönetimindeki en büyük maliyetler çoğunlukla değişimlerden kaynaklanır. Bu konuya da değineceğim fakat şu görseli önden bir inceleyelim:

Genel olarak planlamaya alınıp başlatılan bir proje üzerinde sonradan yapılan değişiklikler maliyetleri artırır. Proje yönetiminde 4 başarı parametresi vardır. Bunlar:

1. Kapsam
2. Maliyet
3. Zaman
4. Kalite (Risk)

Kapsam değiştikçe takvim değişir, böylece maliyetler oynamaya başlar. Zaman konusunda baskı arttıkça kaliteden ödün verilmeye başlanır. Bu nedenle, proje kısıtlarını çok iyi belirlemek ve bunları da proje sürecinde çok iyi takip etmek (monitör) gerekir. İyi belirlenmesi gereken — genel geçer — proje kısıtlarını 7 başlıkta toplayabiliriz:

1. Müşteri memnuniyeti
2. Kapsam
3. Zaman
4. Kalite
5. Risk
6. Kaynaklar
7. Maliyet

Bu kısıtlar çerçevesinde takip edilen projelerin başarı oranı çok daha yüksek olmaktadır. Genelde — ve maalesef — planlamaya zaman ayrılmaması, projelerin gereksiz yere para yakmasına sebep olur.

Planlamaya zaman ayırmadan bir proje yönetiminden söz edemeyiz. Planlamanın ardından, proje amaç ve kısıtlarının belli ve personel ihtiyacının sağlanmış olması gerekir. Etkin bir proje yöneticisinin varlığı ile yolda çok daha sağlam adımlarla yürünür.

Gelelim proje süreçlerine…

Her bir projenin bir başlatıcısı ve sponsoru olur. Proje duyurusunun ardından başlangıç süreçleri başlar ve planlama süreci devreye girer. Burada, daha önceden bahsettiğim parametrelerle planlama yapılır, çerçeveler çizilir, paydaşlar belirlenir ve kaynak planlaması gerçekleştirilir.

Proje yönetim süreçlerini ise 5 başlıkta toparlayabiliriz:

1. Başlangıç süreçleri
2. Planlama süreçleri
3. Yürütme süreçleri
4. İzleme ve kontrol süreçleri
5. Kapanış süreçleri

Gelin şimdi bu süreçlere göz atalım.

— Başlangıç süreçleri

Başlangıç sürecinde business case, yani iş gerekçesi konuşulur. Başlangıç sürecinde “Proje neden yapılıyor?” ve “Hangi finansal ya da bazlara dayandırarak yapıyoruz?” gibi sorulara cevap aranır.

Başlangıç süreci, amaç ve gerekçeyi tanımlar. İş gerekçesinin tanımının ardından, proje başarısının nasıl ölçümleneceği yine bu süreçte tanımlanır.

Başarı ölçümü için bir takım nicel ve nitel analizler kullanılır. Nicel analiz daha çok sayısal ölçümlerle belirlenir ve genellikle şu 4 tip kullanılır:

1. Net bugünkü değer
2. İç verimlilik oranı
3. Geri dönüş süresi
4. Fayda-maliyet analizi

Nitel analizler de stratejik kriterler, üst yönetimin öncelikleri, rakip ve piyasa şartları, puanlama yönetimi gibi yöntemlerle gerçekleştirilir.

Kısaca nicel analizlerden olan iç verimlilik oranından (internal rate of return – IRR) bahsedelim. IRR için her şirket kendi içinde bir önceliklendirme puan matrisi yaratabilir. Projenin ROI ve maliyeti başta olmak üzere, şirketin belirlediği işin büyüklüğü, zaman, paydaş oranı, bütçe gibi parametreler matrise yerleştirilir ve bunlara verilen çarpanlarla birlikte 1-5 arasında bir puan belirlenir. Bu puana göre öncelik listesi oluşturulur. Fakat genelde proje seçiminde getirisi yüksek olanlar tercih sebebidir.

Geri dönüş süresi (payback period) ise, projenin ilk yatırım maliyetini geri ödemesi için gerekli olan süredir. Bu da yine proje seçim aşamalarında sık kullanılan yöntemdir. Projeler, zaman ve maliyet kapsamında masaya yatırılır ve IRR + geri dönüş süresi baz alınarak seçim yapılır.

Geri dönüş süresinin hesaplaması ise oldukça kolaydır. Projenin tamamlanması için gerekli olan maliyeti, projenin getireceği yıllık gelire böldüğünüzde periyodu belirlemiş olursunuz.

— Planlama süreçleri

Planlama sürecinde, yapılacak işlerin yol haritası ve alternatif yaklaşımlar belirlenir. “Neyi, ne zaman nasıl yapacağız?” gibi sorular bu süreçte yanıt bulur. Planlama süreçleri, potansiyel riskleri gün yüzüne çıkarmak ve proje verimliliğini artırmak için yapılacak en iyi pratiktir. Günümüzde profesyonel olarak proje yönetimi yapmayan şirketlerin en büyük sorunu planlamaya vakit ayırmamalarıdır.

Planlama sayesinde işler arasındaki sıra ilişkileri düzenlenir ve iletişimin nasıl olacağı belirlenir. Eksik bilgiler giderilir ve proje kayıtları oluşturulur. Bu kayıtlar ise geleceğe aktarılır; yani işe yeni başlayan veya devralan kişiler için bir başlangıç noktası yaratılır ve verimlilik artırılmış, kazanılmış bilgi (deneyim) de kaybedilmemiş olur.

Planlama sürecinde karar verilen proje plan tiplerine bakacak olursak, bunları 2 grupta toplayabiliriz:

1. Genelden detaya (Top-Down)
2. Detaydan genele (Bottom-Up)

Bu iki tipin de kendine özgü artı ve eksileri olmakla birlikte, genelden detaya planlama, diğerine göre daha yüksek risk taşır ve üst yönetime sunulabilir kıvamda olmaz. Bu tip, bir kişi veya küçük bir grup tarafından oluşturulur ve önemli işleri adresler, tarihler önerir. Tahminlemeden öteye gidemeyen bu proje plan tipinde, yönetim nezdinde söz verilemez. Verilse bile yüksek ihtimalle değişeceği için karar alma mercilerini yanıltır.

Detaydan genele olan planlama tipi ise, projeye katkısı olan tüm proje çalışanları tarafından yaratılır ve tüm alt başlıklar tanımlanır. Bu işlerin sorumluları adreslenir ve öngörülen süreler tahmin edilir. Projenin ihtiyaç duyacağı 3. partiler, paydaşlar, araçlar veya departman gibi bağımlılıklar gösterilir. Bu nedenle de kabul edilebilir seviyede risk taşır; üst yönetime sunulabilir durumda olur.

— Yürütme süreçleri

Yürütme süreci ise planlama sonrasında projenin başladığı ve çivilerin çakılmaya başlandığı süreçtir. Projede en yüksek maliyet, zaman ve efor bu süreçte gerçekleşir. Projenin bu aşamasında, değişiklik isteklerinin gelmesi beklenir ve proje yöneticisinin en etkin olması gereken süreçlerden birisidir çünkü gelen değişiklik istekleri her an kapsamı ve dolayısıyla maliyet ve süre gibi parametreleri değiştirebilir.

Başarı için kritik faktörlerin başında, kapsamın doğru ve eksiksiz anlaşılması ve yine kapsamın doğru yönetilmesi gelir. Gelen değişiklik isteklerinin yönetilemediği durumda, maliyetler mutlak olarak artar. Kapsamın iyi yönetilememesi ise gecikmelere, kalitesiz ürün ve aşılmış bütçelere neden olur.

Kapsamın ciddi ihtiyaçlar dışında değiştirilmesi ise pişmanlıktır fakat projelerin de vazgeçilmez lezzeti, değişiklikler ile birlikte gelir. Bu nedenle, değişiklik isteklerinin iyi değerlendirilip sonraki fazda mı yapılacağı ya da içinde bulunulan fazın kapsamına mı dahil edileceğime iyi karar verilmelidir.

Kritik görev: Motivasyon

Proje yöneticisinin en önemli görevlerinden biri de motivasyondur. Özellikle, yürütme sürecinde dikkat edilmesi gereken, ekibin motivasyonu her an projenin seyrini değiştirebilir. Dolayısıyla, ekibi iyi belirlemek ve tanımak, yine projenin başarıyla bitirilmesi için gereken parametrelerden biridir. Bu kapsamda, McGregor’un X & Y Kuşağı ve Victor Vroom’un da beklentiler teorilerinden bahsedelim.

McGregor, X teorisine göre davranan yöneticileri şöyle tanımlar:

• Ortalama insanların tembel olduklarını ve işi sevmediklerini varsayarlar.
• İş yerindeki çalışanların kontrol edilmesi, yönlendirilmesi ve hatta işletmenin hedeflerine ulaşabilmesi için tehdit edilmesi gerektiğini düşünürler.
• Ortalama insanların sorumluluktan kaçtığına, yönetilmesi gerektiğine ve güvende olmayı her şeyin üstünde tuttuğuna inanırlar.

Y teorisine göre davranan yöneticileri ise:

• İşin, insanlar için, dinlenme ve eğlenme gibi doğal bir süreç olduğuna,
• İnsanların kendilerini adadıkları hedeflere ulaşmak için kendi kendilerini yönetip kontrol edebileceklerine,
• Ortalama düzeydeki insanların, kendilerine doğru koşullar sağlandığında, sorumluluk almak isteyeceğine ve sorumluluğu kabul edeceğine,
• İş tatmin edici olduğu sürece, kuruma bağlılığın kendiliğinden oluşacağına, inanırlar.

Dolayısıyla hangi kuşaktan olursanız olun, ekibin beklenti ve ihtiyaçlarına göre gereksinimleri tedarik etmek yöneticilerin en büyük zorluklarındandır denilebilir. Özellikle “Z” kuşağının beklentileri zaman zaman daha zorlayıcı olabilir.

Victor Vroom ise motivasyon anlamında yapacağınız araştırmalarda sıkça karşınıza çıkabilecek bir isim. Şu anda Yale Üniversitesi’nde çalışan Victor’a göre insanların 2 durumda motivasyonları yükselir:

1. Yaptıkları işin sonunda bir başarı elde edileceğini hissediyor ve bu durumda bir haz duyacaklarsa,
2. İşin sonunda kendilerinin ödüllendirileceklerine inanıyorlarsa.

Bu teoriye göre, ekip koşmaya hazırlanırken ya da koşmaya başladığında, yöneticinin ekibe zor ama imkânsız olmayan hedefler koyması ve sonunda da bir ödül sistemi kurması beklenir. Şirketler bunu performans değerlendirmesi adı altında, yıllık hedefler (KPI – Key Performance Indicator) ile yapar.

— İzleme & kontrol süreçleri

Bu süreç esasen başlangıç süreci ile birlikte devreye girer ve kapanış sürecine kadar devam eder; yani planlama ve yürütme ardışık olarak başlangıç süreci sonrasında yol alırken, izleme ve kontrol süreci asenkron olarak başlangıç sürecinden hemen sonra başlar ve tüm süreçler ilerlerken devam eder.

İzleme ve kontrol süreci tüm projeyi kapsar ve projeyi belli temel çizgiler referansında monitör eder. Bu çizgileri ise 3 başlıkta toplayabiliriz:

1. Kapsam
2. Zaman
3. Maliyet

Bu çizgiler etrafında proje izlenir ve sapmalarda devreye girer. Gerekli ihtiyaçlar yolda tedarik edilir ve raporlara işlenir.

— Kapanış süreçleri

Projeyle ya da fazıyla ilgili yapılan işlerin resmen bitirilmesi bu süreç grubunda yapılır. Yarıda iptal edilen proje ya da fazlar için de bu süreç grubundaki çalışmalar gerçekleştirilir. Kapanış süreci, bir şirketin en önemli varlıklarından biridir çünkü bu süreç sonrasında elde edilen bilgiler kaydedilir ve sonraki projelerde kullanılmak üzere erişilebilir halde dijital ortamda tutulur.

Kapanış sürecinde gerçekleştirilen işlemleri ise şöyle özetleyebiliriz:

• İşin müşteriye devredilmesi
• Projenin başarısının değerlendirilmesi
• Alınan dersler (lessons learned) raporunun hazırlanması
• Kayıtların arşivlenmesi
• Ekibin serbest bırakılması / dağıtılması
• Proje, kapanış duyurusu

Bu yazımda proje nedir, süreçleri nelerdir ve her süreçte ne tür çalışmalar yapılır; dilim döndüğünce anlatmaya çalıştım. İster dijital bir proje yapın isterseniz üretim, yukarıda bahsettiğim süreçleri kolaylıkla uygulayabilirsiniz. Deneyimli proje yöneticileri ile çalışmanız, sadece projelerinizin bitirilmesini değil, maliyetlerinizde de ciddi tasarruflar sağlayacaktır.

Referanslar ve daha fazla okuma:

(1) Scrum
(2) Agile yaklaşımı ve scrum yöntemi

* Müşteri ne zaman haklıdır?

** Bahçeşehir Üniversitesi, MIS programı Bilişim Proje Yönetimi dersi hocamız Sayın Murat Girgin’e, ders notlarını paylaşma izni verdiği için özel teşekkürlerimi sunarım.